Nếu bạn đang tổ chức một cuộc họp với nhiều người dự, bạn có thể muốn gán vai trò cho từng người tham gia để xác định ai có thể làm được những gì trong cuộc họp.
Có hai vai trò để lựa chọn: diễn giả và người dự. Diễn giả chỉ có thể thực hiện bất kỳ điều gì cần làm trong một cuộc họp, trong khi vai trò của người dự được kiểm soát hơn.
Dưới đây là các chức năng cụ thể của từng vai trò:
| Khả năng | Người tổ chức | Người trình bày | Người dự |
|---|---|---|---|
| Nói và chia sẻ video | x | x | x |
| Tham gia cuộc trò chuyện cuộc họp | x | x | x |
| Chia sẻ nội dung | x | x | |
| Xem riêng một tệp PowerPoint được chia sẻ bởi người khác | x | x | x |
| Kiểm soát bản trình bày PowerPoint của người khác | x | x | |
| Tắt tiếng người dự khác | x | x | |
| Loại bỏ người dự | x | x | |
| Thừa nhận người từ phòng đợi | x | x | |
| Thay đổi vai trò của người dự khác | x | x | |
| Bắt đầu hoặc ngừng ghi | x | x |
Thay đổi vai trò cuộc họp
Trước cuộc họp
Bạn sẽ cần gửi lời mời họp trước khi có thể gán vai trò.
Sau khi bạn đã thực hiện điều đó, hãy đi đến lịch , bấm vào cuộc họp mà bạn vừa tạo, rồi chọn tùy chọn cuộc họp.
Điều này sẽ đưa bạn đến một trang web, nơi bạn sẽ thấy một vài lựa chọn bên dưới ai có thể trình bày?
| Ai có thể trình bày? | Điều gì sẽ xảy ra |
|---|---|
| Mọi người | Bất kỳ ai có quyền truy nhập vào nối kết cuộc họp sẽ tham dự cuộc họp với tư cách là diễn giả. |
| Những người trong tổ chức của tôi | Chỉ những người trong tổ chức của bạn sẽ được diễn giả. Người dự bên ngoài sẽ tham gia như những người dự. |
| Những người cụ thể | Chỉ những người mà bạn chọn từ danh sách người được mời sẽ là diễn giả. Mọi người khác sẽ tham gia như người dự. |
| Chỉ tôi | Chỉ có người tổ chức sẽ là diễn giả. Tất cả những người dự khác sẽ tham gia như những người dự. |
Một vài điều cần ghi nhớ:
- Bạn sẽ cần gửi lời mời họp trực tiếp cho bất kỳ người nào mà bạn muốn chọn làm diễn giả.
- Bạn sẽ không thể chọn người nào đó từ một tổ chức khác với tư cách là diễn giả.
Lưu ý: Khả năng chọn diễn giả cụ thể vẫn chưa sẵn dùng cho các cuộc họp kênh.
Trong cuộc họp
Có hai cách để thay đổi vai trò của người nào đó trong khi đang có cuộc họp đang diễn ra:
1. đi đến lịch ,bấm vào cuộc họp, rồi chọn tùy chọn cuộc họp. Sử dụng menu thả xuống để ai có thể trình bày?để chọn một diễn giả mới.
Lưu ý: Nếu cuộc họp được định kỳ, bất kỳ thay đổi nào bạn thực hiện trong các tùy chọn cuộc họp sẽ áp dụng cho tất cả các lần xuất hiện của cuộc họp.
2. bấm vào hiện người dự trong điều khiển cuộc họp để xem danh sách những người trong cuộc họp.
Di chuột lên tên của người có vai trò mà bạn muốn thay đổi và bấm Thêm tùy chọn . Từ đó, chọn Make a presenter hoặc tạo một attendee.
Lưu ý:
- Nếu cuộc họp là định kỳ, gán vai trò được thực hiện theo cách này sẽ chỉ áp dụng cho sự kiện liên tục của cuộc họp. Đối với các lần xuất hiện trong tương lai, người dự sẽ giữ vai trò được gán cho chúng trên trang tùy chọn cuộc họp .
- Nếu ai đó thoát khỏi cuộc họp và sau đó nối lại nó sau này, họ sẽ gia nhập lại với vai trò cuối cùng mà họ đã được giao.