Trong bài viết này, xin được gửi đến các thầy cô giáo và các em sinh viên/học sinh hướng dẫn sử dụng TranS do Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại TP. Hồ Chí Minh biên soạn.
Các thao tác sử dụng phần mềm TranS dựa trên nền tảng Zoom Meeting Cloud, hỗ trợ việc dạy/học trực tuyến.
Mặc dù TranS chưa đáp ứng đầy đủ các yêu cầu như một LMS (Learning Management System), nhưng phần mềm này hoàn toàn phù hợp trong việc tổ chức dạy/học trực tuyến hiện nay. Bên cạnh đó, tùy vào từng nội dung học phần, bài học hoặc chuyên đề, giảng viên có thể kết hợp TranS cùng một số công cụ khác để nâng cao sự hiệu quả trong hoạt động giảng dạy của mình, ví dụ: Socrative, Kahoot, Goformative, iSpring, Adobe Presenter, Lecture Maker … (Có thể xem thêm trong các file đính kèm cuối bài viết)
I. YÊU CẦU
1. Cài đặt phần mềm TranS
+ Tải phần mềm tại địa chỉ: https://trans.naviconference.com
+ Tùy vào thiết bị sử dụng phần mềm để lựa chọn cài đặt:
- Windows: Download for Windows
- Smartphone sử dụng HĐH Android: Android App On Google Play
- Smartphone sử dụng HĐH IOS: Available on the App Store
- MacBook: Download for Mac OS
2. Tài khoản sử dụng
- Đối với Giảng viên: Nhà trường đăng ký và cung cấp tài khoản cho Giảng viên
- Đối với Sinh viên: Sẽ được cố vấn học tập gửi tài khoản đến từng sinh viên trước khi tham gia học trực tuyến
- Trường hợp đăng ký tài khoản sử dụng không thông qua danh mục quản lý tài khoản của nhà trường, đối với Giảng viên cần liên hệ bộ phận kỹ thuật của công ty Nam Việt (đơn vị cung cấp phần mềm TranS) để được kích hoạt sử dụng trước ngày 20/4/2020. Đối với sinh viên, học viên không cần kích hoạt vẫn có thể tham gia vào các buổi học.
II. CÁC THAO TÁC SỬ DỤNG
Bước 1. Khởi động chương trình
Nhấn đúp chuột vào biểu tượng TranS trên màn hình Desktop (máy tính) hoặc trên màn hình ứng dụng (Smartphone)
Bước 2: Đăng nhập
Từ cửa sổ đăng nhập, nhập tài khoản (email, password) đã được cung cấp
Nếu trước đó đã đăng nhập, hãy nhập lại đúng email để xác nhận và đăng nhập
Bước 3: Sau khi đăng nhập thành công, xuất hiện giao diện chính của chương trình
Một số lưu ý:
- Số hiệu TranS ID của bạn: (ví dụ 173526) là mã (số hiệu ID) của người đăng nhập.
- Nếu là Giảng viên: Mã số này chính là mã số của lớp học, Giảng viên cần cung cấp mã số này cho Sinh viên/Học viên, để Sinh viên/Học viên tham gia vào lớp học
- Nếu là Sinh viên/Học viên: Mã số này được hiển thị kèm theo thông tin của Sinh viên/Học viên, giúp Giảng viên kiểm tra việc điểm danh cũng như mức độ tham gia lớp học của người học
Bước 4:
A: DÀNH CHO GIẢNG VIÊN
- Nếu giảng viên thực hiện buổi giảng dạy tự do (không theo lịch hay thời khóa biểu) có thể chọn ngay chức năng GIẢNG VIÊN để khởi tạo phòng học và bắt đầu buổi giảng dạy.
- Nếu thực hiện theo lịch hay thời khóa biểu, Giảng viên cần chọn CÀI ĐẶT PHÒNG để thực hiện cấu hình một số thông tin của lớp học: Kiểm tra danh sách học viên, Cài đặt phòng, Cài đặt lịch/thời khóa biểu …
Cửa sổ cài đặt phòng học
4.1. Tiếp theo, chọn Cài đặt phòng:
Kiểu phòng:
- Bất kỳ khi nào (vào dạy/học bất cứ lúc nào)
- Theo lịch (theo thời gian định sẵn)
- Lịch chu kỳ (theo thời khóa biểu)
Chọn yêu cầu xác thực với người dùng:
- Vào tự do: Cho phép vào tự do mà không cần đăng nhập (không khuyến khích vì khó kiểm soát việc điểm danh)
- Phải đăng nhập: Chỉ chấp nhận vào phòng khi đăng nhập và tham gia theo TranS ID (khuyến khích)
- Tắt tất cả video của người vào học: Tích chọn để không cho phép hiển thị video người học (giúp tiết kiệm lưu lượng nhằm tăng độ mượt cũng như tốc độ truyền tín hiệu từ giảng viên đến lớp học)
- Tắt âm ding dong khi có người mới vào: Tích chọn để tắt cảnh báo chuông khi có người tham gia lớp học
Sau cùng, chọn Lưu để hoàn tất cài đặt Phòng
4.2. Chọn Đặt lịch phòng
Chức năng này chỉ được phép khi trong phần Cài đặt phòng chọn hình thức Theo lịch hoặc Lịch chu kỳ
Danh sách lịch phòng
Thêm lịch phòng theo lịch bất kỳ
Theo lịch phòng hình thức Thời khóa biểu Lưu ý: Nếu Giảng viên cài đặt phòng, chỉ có thể vào lớp (Chọn Giảng viên) khi chọn hình thức tự do. Nếu lớp học diễn ra theo lịch, Giảng viên vào phòng bất cứ khi nào, sẽ xuất hiện hộp thoại cảnh báo sau đây:
4.3. Sau khi chọn chức năng GIẢNG VIÊN để khởi tạo phòng học, xuất hiện cửa sổ sau đây:
Bước tiếp theo, Giảng viên cần kiểm tra microphone và camera (laptop) hoặc camera (chân đế gắn ngoài) để phục vụ cho việc thu âm và ghi hình buổi học
Thực hiện như sau:
Góc dưới bên phải cửa sổ, chọn mũi tên cạnh Mute
Chọn Audio Setting để kiểm tra Microphone (lưu ý bật loa để kiểm tra): Chọn Test Speaker và Test Mic
Kiểm tra camera: Góc dưới bên phải cửa sổ chính, chọn mũi tên cạnh Stop Video
Tiếp theo, chọn Video Setting
4.4. Tắt một số tính năng đối với Sinh viên/Học viên
Việt tắt các tính năng này, đảm bảo cho việc người học không tự ý chia sẻ (share) màn hình hoặc thực hiện vẽ chú thích lên màn hình mà giảng viên đang chia sẻ. Chỉ có Giảng viên mới thực hiện việc chia sẻ hoặc vẽ chú thích.
Thực hiện như sau:
- Tắt chức năng chia sẻ màn hình (SHARE)
Nhấn vào mũi tên bên cạnh Share, chọn Advanced Sharing Option
Chọn Only Host như hình dưới đây (chỉ có Giảng viên mới có thể chia sẻ)
- Tắt chức năng vẽ chú thích (Annotation)
Chọn chức năng Share để thực hiện chia sẻ màn hình, chọn Screen để chia sẻ màn hình, chọn Whiteboard để chia sẻ nội dung được thể hiện trên bảng (dùng camera chân đế để ghi hình các nội dung từ bảng viết), tiếp theo chọn Share
Kế tiếp, chọn More, tiếp theo chọn Disable partiipants annotation
Đến đây, nếu hình ảnh hiển thị và thiết bị âm thanh hoạt động ổn định, việc kiểm tra thành công. Giảng viên bắt đầu có thể thực hiện các hoạt động giảng dạy của mình.
Bước 5: Một số thao tác khi thực hiện buổi giảng dạy
5.1. Mời sinh viên/học viên tham gia vào phòng: Chọn chức năng Invite (Alt+I)
5.2. Điểm danh hoặc theo dõi sinh viên/học viên:
5.2.1 Theo dõi hoạt động của sinh viên: Chọn chức năng Manager Participants (Alt+U)
Danh sách người học được hiển thị tại khung bên phải của cửa sổ, màn hình hiển thị và tên của người học được hiển thị theo danh sách (List Speaker View) hoặc dạng lưới (Gallery View): Cửa sổ chính bên trái 5.2.2. Điểm danh, xuất danh sách sinh viên Từ màn hình chính, chọn Cài đặt phòng, sau đó chọn Danh sách học viên, có các tùy chọn sau:
- Lịch phòng (1): Chọn lớp học
- Đã dự (2): Chọn danh sách học viên đã dự học
- Báo cáo (3): Xuất danh sách
Để xuất danh sách: Chọn Excel
Lưu ý: Giảng viên có thể tắt (Mute) hoặc bật (Unmute) chế độ âm thanh của người học bằng cách chọn Mute All/Unmute All hoặc nhấn vào biểu tượng Microphone bên cạnh tên của các học viên/sinh viênĐể đảm bảo sự yên lặng của lớp học, ngoài việc Giảng viên sử dụng chức năng Mute/Unmute để tắt/mở microphone của người học, nếu sinh viên/học viên nào không chấp hành, Giảng viên có thể mời học viên/sinh viên ra khỏi lớp học bằng cách bạn mở cửa sổ quản lý danh sách học viên “Manage Participants” -> chọn học viên viên cần đẩy -> chọn nút … hoặc more -> chọn Remove để đẩy người đó ra khỏi lớpSau khi buổi học bắt đầu, để khóa lớp học, tránh trường hợp sinh viên vào muộn, Giảng viên có thể chọn chức năng Manage Participants -> Chọn nút More -> Chọn Lock Meeting
5.3. Thảo luận – Chat: (Alt+H)
Chức năng Chat cho phép Giảng viên và các thành viên trong lớp học có thể trao đổi thông tin bằng hình thức gửi tin nhắn mà không thảo luận bằng Microphone để đảm bảo sự im lặng trong việc nghe giảng.
Tại cửa sổ Chát, Giảng viên có thể gửi file bài giảng hoặc tài liệu cho Sinh viên, thực hiện như hình dưới đây:
5.4. Ghi âm buổi học
Chức năng này cho phép Giảng viên/Học viên/Sinh viên ghi âm lại buổi giảng dạy để có thể nghe lại nhằm củng cố bài học
- Record on this Computer (Alt+R): Lưu file ghi âm trên máy tính (tối đa 50GB)
- Record to the Cloud (Alt+C): Lưu file trên các ứng dụng lưu trữ đám mây
5.5 Kết thúc buổi học (End Meeting)
Chức năng này cho phép Giảng viên kết thúc buổi học sau khi hoàn thành xong nội dung bài giảng hoặc số giờ giảng theo lịch học và thời khóa biểu
Để đảm bảo dành lưu lượng băng thông cho các phòng học khác, Giáo viên nên chọn chức năng End Meeting for All
B: DÀNH CHO SINH VIÊN/HỌC VIÊN
Sau khi đăng nhập thành công, Sinh viên/Học viên chọn chức năng Học viên từ cửa sổ sau đây:
Tiếp theo, sinh viên nhập Số hiệu TranS ID (do giảng viên giảng dạy môn học cung cấp)
Sau đó chọn Vào phòng để bắt đầu tham gia buổi học. Tại đây, màn hình hiển thị của học viên/sinh viên bao gồm danh sách người tham gia lớp học, và giảng viên
Theo dõi bài giảng từ chia sẻ của giảng viên:
Tham gia thảo luận cùng giảng viên và các thành viên trong lớp thông qua cửa sổ Chat
Sau khi kết thúc buổi học, Sinh viên thoát khỏi phòng học bằng cách chọn Leave Meeting
Đến đây, Sinh viên đã hoàn tất quá trình tham gia buổi học.
Lưu ý: Đây chỉ là các thao tác sử dụng phần mềm TranS để hỗ trợ dạy và học dành cho Giảng viên và Sinh viên. Ngoài ra, Giảng viên và Sinh viên tùy vào điều kiện thực tế để có thể đưa ra những hình thức học tập hoặc sử dụng các công cụ hỗ trợ để tăng sự hiệu quả cho buổi học.