Điều đầu tiên cần biết, bạn phải là chủ sở hữu nhóm để Thêm khách vào nhóm (xem thêm đặt quyền của khách).
Đôi khi bạn sẽ muốn cộng tác với những người không thuộc tổ chức nhóm của bạn. Rất nhiều thời gian, bạn sẽ thực hiện điều đó trong email nhưng nếu bạn muốn cộng tác với chúng trong nhóm, bạn có thể thêm chúng dưới dạng khách mời. Khách hàng có ít chức năng hơn là thành viên nhóm hoặc chủ sở hữu nhóm, nhưng vẫn có rất nhiều người mà họ có thể thực hiện. Để có diện mạo sâu hơn, hãy xem các chức năng khách trong nhóm.
Lưu ý: Trước khi khách có thể tham gia nhóm, người quản trị phải bật quyền truy nhập của khách trong nhóm. Nếu bạn không thể Thêm khách, hãy kiểm tra với người quản trị của bạn.
Sau đây là cách Thêm khách và làm việc với chúng trong nhóm.
Thêm khách vào nhóm của bạn
Khách phải có tài khoản cơ quan hoặc trường học của Office 365. Nếu khách chưa có tài khoản Microsoft được liên kết với địa chỉ email của họ, họ sẽ được hướng dẫn để tạo một ứng dụng miễn phí.
Để thêm một khách vào nhóm của bạn trong Nhóm:
- Chọn nhóm và đi đến nhóm trong danh sách nhóm của bạn.
- Chọn xem thêm tùy chọn ->thêm thành viên.
- Nhập địa chỉ email của khách. Bất kỳ ai có tài khoản email dành cho doanh nghiệp hoặc người tiêu dùng, chẳng hạn như Outlook, Gmail hoặc những người khác, có thể gia nhập nhóm của bạn với tư cách là khách mời.Lưu ý: Nếu bạn nhận được lỗi “chúng tôi không tìm thấy bất kỳ kết quả khớp” nào trong khi cố gắng Thêm khách, tổ chức của bạn không cho phép khách.
- Thêm tên của khách. Chọn chỉnh sửa thông tin khách và nhập tên thân thiện cho họ. Hãy đảm bảo bạn có thời gian để làm điều này ngay bây giờ-bạn sẽ cần sự trợ giúp của người quản trị CNTT để làm điều này sau đó.
- Bấm vào Thêm. Khách sẽ nhận được lời mời qua email chào mừng bao gồm một số thông tin về việc gia nhập nhóm và những gì bạn muốn trải nghiệm khách.
Bây giờ tất cả đã xong, điều tiếp theo bạn sẽ làm là đặt quyền của khách.
Lưu ý: Khi bạn thêm một khách, chỉ tên họ được thêm vào thẻ hồ sơ của họ. Để thêm hoặc thay đổi thông tin khác (chẳng hạn như số điện thoại hoặc tiêu đề), bạn sẽ cần liên hệ với người quản trị CNTT của bạn.
Định danh khách trong một nhóm
Để xem có một nhóm nào có bất kỳ khách nào, chỉ cần nhìn bên dưới đầu đề mà tên nhóm Hiển thị.
Bạn có thể biết nếu có ai đó là khách bằng cách tìm bất cứ nơi nào tên của họ sẽ xuất hiện — The Word “Guest” sẽ xuất hiện sau đó. Bạn cũng có thể thấy các vai trò của mọi người trong tab thành viên của một nhóm. Đi đến tên nhóm và chọn Thêm tùy chọn quản lý nhóm và sau đó là thành viên.
Chuyển tài khoản khách trong nhóm
Đi đến menu tài khoản ở bên trái của ảnh hồ sơ ở phía trên cùng của ứng dụng, sau đó chọn Nhóm hoặc tài khoản khách mà bạn muốn.